(目的)

第1条　この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定による住民基本台帳の一部の写しの閲覧、法第12条の規定による住民票の写し及び住民票記載事項証明書の交付並びに法第20条の規定による戸籍の附票の写しの交付(以下「住民基本台帳の閲覧等」という。)の事務の取扱いについて必要な事項を定めることにより、住民のプライバシーの保護及び差別的事象の防止等住民に関する記録の適正な管理を図ることを目的とする。

(住民基本台帳の閲覧等の請求)

第2条　村長は、住民基本台帳の閲覧等を請求する者に対し、請求事由等を記載し署名押印した請求書の提出を求めるものとする。

(請求事由等の確認)

第3条　村長は、前条の請求書及び申出書の記載事項の内容が明確でない場合は、請求者等に質問し、その内容につき確認するものとする。

(誓約書の提出)

第4条　村長は、住民基本台帳の閲覧等により知り得た事項を当該請求の目的以外に使用しない旨の内覧に係る誓約書(様式第3号)の提示を求めるものとする。この場合において、法第11条の2の規定による閲覧の場合にあっては、閲覧事項を取り扱う者の範囲を明らかにさせるものとする。

(閲覧者の確認)

第5条　村長は、閲覧者が本人であることを確認するために、次の各号のいずれかの書類を提示させるものとする。

(閲覧の日時)

第6条　閲覧日は毎週月曜日から金曜日までとし、閲覧に供する時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時30分までとする。ただし、新庄村の休日を定める条例(平成元年条例第25号)第1条第1項に規定する休日及び事務に支障を来たす場合を除く。

(請求の拒否)

第7条　村長は、住民基本台帳の閲覧等の請求があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該請求に応じないものとする。

(閲覧者の遵守事項)

第8条　閲覧者は、次の事項を遵守しなければならない。

(住民基本台帳の閲覧)

第9条　村長は、住民基本台帳のうち次の各号に掲げる事項に係る部分の写しを閲覧に提供するものとする。

(転記内容の確認)

第10条　係員は、閲覧終了後において、閲覧によって転記した事項及び閲覧件数を確認し、複写して保管するものとする。

(閲覧の中止)

第11条　村長は、閲覧者が第8条の規定を守らないときは、閲覧を中止させることができる。

(閲覧状況の公表)

第12条　村長は、毎年少なくとも1回、法第11条第1項及び法第11条の2第1項の規定による請求に係る閲覧の状況について、法第11条第3項、法第11条の2第12項及び省令第3条に定める事項を公表するものとする。

(法第11条の2第1項第3号に規定する市町村長が定めるもの)

第13条　法第11条の2第1項第3号に規定する市町村長が定めるものとは、次の場合をいう。ただし、住民票の請求により居住関係の確認できるものは除く。

(住民票の写しの交付)

第14条　村長は、住民票の写しの交付の請求があった場合には、特別の請求がない限り、法第7条第4号、第5号及び第8号の2から第13号までに掲げる事項の記載を省略した写しを交付するものとする。

(電話による照会)

第15条　村長は、電話による住民票等の記載事項に関する照会には応じないものとする。ただし、官公庁の職員からの職務上の照会については、照会者及び照会の内容等の真偽を確認してこれに応じることができる。

(除票等の取扱い)

第16条　消除された住民票等の写しの交付については、住民票等の写しの交付の取扱いに準ずるものとする。

(その他)

第17条　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、村長が別に定める。