(趣旨)

第1条　この規程は、新庄村における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書作成義務)

第3条　事案を処理する場合は、原則として文書を作成しなければならない。

(文書事務処理の原則)

第4条　文書に関する事務処理は、文書管理システムによって行うことを原則とする。

(文書事務の統括)

第5条　総務企画課長は、本村における文書事務を統括する。

(課長の責務)

第6条　課長(各課の長をいう。以下同じ。)は、文書事務責任者として、各課における文書事務の円滑かつ適正な処理に努め、当該課の文書取扱主任に対し必要な指示をするものとする。

(文書取扱主任)

第7条　文書事務の正確かつ適正な処理を図るため、各課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任等の職務)

第8条　文書取扱主任は、次に掲げる事項について関係職員を指導する。

(総務企画課の備付帳簿)

第9条　総務企画課に次の帳簿を置く。

(文書管理システムで管理する帳簿)

第10条　次の帳簿は文書管理システムにより管理する。

(回議)

第11条　前2条に規定する帳簿は、会計年度により作成するものとする。ただし、法規番号簿は、暦年により作成するものとする。

(文書の記号番号)

第12条　文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、回覧等の後、即時廃棄する軽易な文書については、記載を省略することができる。

(到達文書の取扱い)

第13条　本村に到達した文書は、総務企画課において受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。なお、電子文書の処理については次章に定めるところによる。

(特殊郵便物等の取扱い)

第14条　前条第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第15条　本村に到達した文書で郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務企画課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外に到達した文書の処理)

第16条　勤務時間外に到達した文書は、宿日直者から引継ぎを受けたのち、第13条及び第14条の規定により処理しなければならない。

(担当課で直接受領できる文書)

第17条　直接担当課で受領する必要のある文書及び直接到達したものは、担当課で受領し、収受することができる。

(文書の収受手続)

第18条　文書取扱主任は、第13条又は第14条の規定により配布を受けた文書及び前条の規定により直接担当課で受領した文書並びに課相互間で収発する文書(以下「庁内文書」という。)で収受したものを、次に定めるところにより自ら処理するもののほか課内の事務分掌による事務担当者(以下「担当者」という。)に処理させなければならない。

(他の課に関係のある収受文書の取扱い)

第19条　収受した文書のうち他の課に関係のある文書は、速やかに関係のある課に回覧するか、又は写しを送付し、必要がある場合は写しをもって同時に照会する等適当な措置を講じなければならない。

(収受文書の供覧)

第20条　第18条の規定により収受した文書は、関係職員に供覧するとともに、次に掲げるものは、速やかに課長の指示を受けなければならない。

(処理方針及び即日処理の原則)

第21条　課長は、収受した文書の処理に当たり、自ら処理するもののほか、当該事務の担当者に処理方針を示し、絶えず文書の処理に留意し、事案が完結するまでその経過を把握しておかなければならない。

(ファクシミリで受信した文書の収受)

第22条　第18条から前条までの規定は、ファクシミリで受信した文書の収受についても準用する。

(LGWAN文書の受領)

第23条　LGWAN文書を受信した場合は、総務企画課長は、次に掲げるところにより処理を行わなければならない。

第24条　総務企画課長は、前条の規定により受領した当該文書を、当該文書に係る事務を所掌する課の文書取扱主任に配布する。

(電子メールの受領)

第25条　各課の組織用電子メールアカウントあての電子メールは、課長が指名した者が受信し、自ら収受処理を行う場合を除き、速やかに担当者に転送しなければならない。

(電子文書の収受)

第26条　各課で受領し、又は配布を受けた電子文書は、文書取扱主任又は担当者が文書管理システムに必要事項を登録し、当該電子文書を添付文書として保存する。

(収受した電子文書の処理)

第27条　第19条から第21条までの規定は、収受した電子文書の処理についても準用する。

(起案)

第28条　事案についての最終的な意思の決定(以下「決裁」という。)は、文書により起案して行わなければならない。

(起案文書の作成)

第29条　起案文書は、次に定めるところにより作成すること。

(発信者名及び宛先名)

第30条　施行を要する文書の発信者名は、原則として村長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし、事務連絡等軽易と認められるものについては、課長名等の職氏名を用いることができる。

(事務担当の表示)

第31条　施行する一般文書には、必要に応じて当該文書の末尾に課名、係名及び電話番号等を表示する。

(回議及び合議の順序)

第32条　起案文書は、必要な関係職員に供覧の上、担当者から順次所属上司の承認を経て、決裁者の決裁を受けなければならない。

(代決及び後閲)

第33条　決裁者が出張又は休暇その他の事由により不在であるときに、事務分掌条例の定めるところにより代決する者は、次の各号に定めるところにより、その旨を明らかにしなければならない。

(回議中の訂正)

第34条　回議を受けた者が、起案文書の内容を加除訂正したときは、その記録を残し、特に重要な訂正の場合、その理由を記入しなければならない。

(合議文書の処理)

第35条　本条例の規定により合議を受けた者は、直ちに意見を調整し、異議のないときは承認し、意見があるときは理由を付して起案文書を担当課に差し戻さなければならない。

(合議文書を変更し、又は廃案した場合の処置)

第36条　重要な合議事件であって、上司の命によりその原案を変更し、又は廃案したときは、起案者においてその旨を合議先に通知しなければならない。

(決裁日)

第37条　決裁者が決裁を行ったとき(決裁者の決裁後に合議を受けた場合は当該合議が終了したとき)は、決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)に決裁日を記入しなければならない。

(議案、法規文書等の処理)

第38条　議会の議案又は議会に報告する案件は、決裁文書及び添付文書の写し(以下「決裁文書等」という。)を総務企画課長に送付しなければならない。条例、規則、要綱及び告示等(以下「例規文書」という。)を公示令達しようとするときも、また同様とする。

(電話又は口頭による照会等の取扱い)

第39条　電話又は口頭による照会・回答・報告等で重要と認められるものは、その要領を明記し、この規程により処理しなければならない。

第40条　職員が組織的に用いるものとして職務上作成した文書は、決裁文書以外のものも文書管理システムに必要事項を登録しなければならない。

(施行する文書の確認)

第41条　施行を要する文書は、決裁文書との照合を行わなければならない。

(公印)

第42条　施行を要する文書は、法令等で定めるものを除き、全て公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。

(電子署名)

第43条　LGWANの文書交換システムを利用して文書を送信するときは、公印の押印が必要な文書については、公印に代えて電子署名を付与する。

(文書の発送)

第44条　文書を発送する場合は、各課において、発送文書を宛先を記入した封筒に入れ、料金後納郵便物差出票(以下「差出票」という。)に必要事項を記載し、所定の時間までに総務企画課に送付しなければならない。

(ファクシミリによる文書の施行)

第45条　照会、回答、通知、依頼、送付、報告等で次の各号のいずれにも該当する文書は、ファクシミリにより施行することができる。

(LGWANによる文書の施行)

第46条　LGWANの文書交換システムによる文書の発信は、総務企画課において行う。

(インターネットを利用した文書の施行)

第47条　インターネットを利用して電子メールその他の方法で文書を施行する場合は、別に定める基準に基づき、データの暗号化等の必要な措置を講じなければならない。ただし、次の各号のいずれにも該当する文書は、この限りでない。

(庁内文書の施行)

第48条　庁内文書は、文書管理システムによるシステム施行、職員共通システムの電子掲示板等への掲載、庁内電子メールによる送付等の電子的方法で施行することを原則とする。

(文書整理の原則)

第49条　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

(文書管理システムの運用管理)

第50条　文書管理システムの運用管理は、総務企画課長が行う。

(簿冊の登録及び作成)

第51条　各課の文書取扱主任は、文書を保管するための簿冊を、次に定めるところにより作成する。

第52条　担当者は、次に定めるところにより文書を簿冊に編集しなければならない。

(保存期間)

第53条　完結文書の保存期間は、次の5種とし、その区分は、おおむね別表に定めるものとする。ただし、法令等で保存期間について別に定めのあるものは、当該法定期間によることができる。

第54条　文書の完結の日は、次の各号に定める区分に従い、当該各号に定める日とする。

(保存期間の起算)

第55条　完結文書の保存期間は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(完結文書の引継ぎ)

第56条　第51条の規定により編集した文書(電子文書を除く。)で保存期間が3年以上のものは、文書取扱主任が文書管理システムで引継ぎの処理を行い、保存期間の起算開始年度の翌年度に総務企画課長に引き継がなければならない。

(完結文書の保管)

第57条　前条に規定する文書以外のものは、担当課において所定の場所で保管するものとする。

(引継文書の審査)

第58条　総務企画課長は、文書の引継ぎを受けたときは、編集及び保存年限の適否について審査しなければならない。

(引継文書の保存)

第59条　総務企画課長は、前条に規定する審査の結果、適当と認めた文書(以下「保存文書」という。)を耐火書庫へ収納し、所定の年限保存しなければならない。

(耐火書庫の管理)

第60条　総務企画課長は、耐火書庫を管理し、保存文書の整理整頓に努めなければならない。

(文書の管理者)

第61条　保存文書は総務企画課長が、保存文書以外の完結文書は担当課長が管理する。

(保存文書の貸出し閲覧)

第62条　保存文書は、必要に応じ貸出し又は閲覧に供するものとする。

(文書の廃棄)

第63条　保存期間が満了した文書は、総務企画課長の指示により、文書管理システムを利用して、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄上の注意)

第64条　廃棄しようとする文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、溶解処分するなど適当な処置をしなければならない。

(文書管理システムへの登録を要しない文書の取扱い)

第65条　第40条第3項の規定により文書管理システムへの必要事項の登録を要しない文書の整理、保存、廃棄等については、この章の規定によらず、担当課において保管し、事務処理上不要となった時点で担当課長の判断で随時廃棄を行うものとする。

(文書取扱いの特例)

第66条　出先機関等における文書の取扱いについて、この規程により難いものについては、別に定める。

(その他)

第67条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

第1条　この規程は、公布の日から施行する。

(新庄村処務規程の一部改正)

第2条　新庄村処務規程(昭和50年規則第5号)の一部を次のとおり改正する。